Versionierung & Revisionsführung
Werden alle Plan-Indizes lückenlos gehalten? Werden sie in einem Dokumentenknoten gebündelt und automatisch revisioniert? Bleibt jede einzelne Dateiversion langfristig zugreifbar?
Beratung - PKS-Auswahl
Was muss ein PKS heute können? Eine Checkliste in 15+ Punkten.
Die Auswahl eines Projektkommunikationssystems (PKS, auch Common Data Environment, CDE) entscheidet darüber, ob ein Bauprojekt geordnet, nachvollziehbar und rechtssicher abgewickelt wird - oder ob Plan-Indizes, Mail-Anhänge und Excel-Listen am Ende den Streit produzieren. Diese Seite gibt eine strukturierte Übersicht der Kriterien, die unsere Kunden seit 2001 als entscheidend benannt haben.
Die vier Säulen
Funktional, technisch, regulatorisch, operativ.
Ein gutes PKS muss in vier Dimensionen überzeugen. Wer nur die Funktionsliste prüft, übersieht typischerweise Betriebsaspekte (Support, SLA, Roll-out-Aufwand) oder regulatorische Fragen (DSGVO, ISO 27001, Datenresidenz). Wir empfehlen, alle vier Säulen parallel zu bewerten - und Gewichtungen je nach Projektgröße vorzunehmen.
Funktional
Was kann das System fachlich? Planmanagement, Workflows, Viewer, Aufgaben, Bautagebuch-Integration.
Technisch
Wie ist die Architektur? Web-only, Performance, Hochverfügbarkeit, Skalierung.
Compliance & Sicherheit
DSGVO-Konformität, ISO 27001, Datenresidenz, Audit-Logs, Löschkonzepte.
Betrieb & Support
Wie schnell ist Onboarding? Wer hilft beim Roll-out? Wie sieht die TCO über 5 Jahre aus? Wie ist die Erreichbarkeit?
Die Checkliste
15+ Kriterien - mit Begründung, warum sie zählen.
Diese Liste ist die Verdichtung von Anforderungen, die uns Bauherren, Generalunternehmer, Planer und Projektsteuerer in über zwei Jahrzehnten genannt haben. Verwenden Sie sie als Grundlage für ein Lastenheft oder eine Bewertungsmatrix gegen Anbieter.
Rollen- und Rechtesystem
Granular bis auf Feldebene? Pro Projekt, pro Planklasse, pro Firma? Wie aufwändig ist die Pflege bei 50+ Beteiligten?
Workflows & Notifikationen
Konfigurierbare Plan- und Dokumentenläufe mit Fristen, Eskalation und Wiedervorlage. Benachrichtigungen per E-Mail oder Inbox - und steuerbar.
Audit-Trail
Wer hat wann was geladen, geöffnet, geändert, freigegeben? Manipulationssicher und gerichtsverwertbar - das schützt bei Streitfällen.
Integrierter Viewer
Viewer im Browser, ohne lokale CAD-Lizenz. Dokumente markieren und mit grafischen und Textanmerkungen versehen - direkt im PKS.
DSGVO & ISO 27001
Auftragsverarbeitungsvertrag, TOM, Datenresidenz in der EU, ISO-Zertifikat des Hosters und der Software-Entwicklung.
Mehrsprachigkeit
DE/EN als Minimum, weitere Sprachen pro Projekt. Wichtig für internationale Joint Ventures und ausländische Nachunternehmer.
Hochverfügbarkeit
SLA mit definierter Erreichbarkeit (z. B. 99,9 %). Backup, Disaster Recovery und transparente Wartungsfenster.
Onboarding-Aufwand
Wie schnell ist ein neuer Nachunternehmer aktiviert? Gibt es Self-Service, Quick-Start-Anleitungen, Schulungsvideos?
TCO über 5 Jahre
Lizenz + Hosting + Customizing + Schulung + Support. Vorsicht bei Pro-User-Modellen: bei vielen Nachunternehmern eskalieren die Kosten.
Customizing
Wie weit lässt sich das System Ihren Prozessen anpassen? Sind eigene Felder, Workflows und Reports konfigurierbar - oder Code-Anpassung nötig?
Supportqualität
Erreichen Sie echte Menschen mit Bauverständnis? Reaktionszeiten unter 4 Stunden? Gibt es einen festen Ansprechpartner?
So nutzen Sie die Checkliste
Vom Lastenheft zur Anbieter-Auswahl.
Drei Empfehlungen aus der Praxis
Erstens: Bewerten Sie nicht nur Features, sondern auch Anbieter-Stabilität. Ein PKS begleitet Sie typischerweise 3-8 Jahre - die Frage, wer das Produkt in dieser Zeit pflegt, ist mindestens so wichtig wie die heutige Funktionsliste. Zweitens: Lassen Sie sich nicht von Slide-Demos überzeugen, sondern fordern Sie eine Sandbox mit Ihren echten Plan-Daten an. Drittens: Beziehen Sie spätere Schlüssel-Anwender (Bauleitung, GU-Planer, Nachunternehmer-Koordination) früh in die Bewertung ein - diese kennen die Lücken zwischen Marketing und Wirklichkeit.
Rainer David, Geschäftsführer DOCby.net
"Jeder Anbieter glänzt mit seinen Features. Mir kommt es primär darauf an, dass die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten erleichtert wird und reibungslos klappt. Persönliche Kontakte sind das A und O in einer zunehmend digitalisierten Welt - und eine schnelle Administration sowie ein hervorragendes Customizing gehören für mich zur Pflicht."
In einer Demo zeigen wir Ihnen gern, wie DOC.project diese Kriterien adressiert. Die Funktionen finden Sie in der DOC.project Funktionsübersicht und die Konditionen unter Preise 2026.
Tipp
Eine fundierte PKS-Auswahl spart über die Projektlaufzeit ein Vielfaches der Lizenzkosten - nicht zuletzt, weil weniger Streitfälle entstehen. Mehr zu unserem Hintergrund: Perfekter SupportWarum DOCby.net und unsere Kunden.
Stimmen aus dem Auswahlprozess
Was unsere Kunden zur Entscheidung gebracht hat.
Großprojekt - Preis-Leistung
"Bei der Wahl des Projektkommunikationssystems für den Bau der Küstenautobahn A 20 ging DOCby.net aufgrund des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses als geeignetster Bewerber hervor."
AS
Andrea Seidel - Projektteam A 20
NLStBV - Niedersächsische Landesbehörde für Straßenbau und Verkehr
Struktur & Flexibilität
"Die Projektplattform DOC.project ist sehr gut strukturiert; der Projektbaum kann selbst gestaltet werden und auch im Nachhinein ist das System so flexibel, dass externe Ordner ohne Probleme eingepflegt werden können. Das Einstellen von Revisionen klappt sehr gut."
FS
Frau Seidel - Projektleiterin A 20
NLStBV - Niedersächsische Landesbehörde für Straßenbau und Verkehr
Workflows & Genehmigungen
"Im Gegensatz zu anderen Projektkommunikationssystemen, bei denen häufig schon der Zugang sehr umständlich ist, sind die Workflows und Genehmigungsprozesse bei DOC.project wesentlich besser abgebildet; dies ist ein großer Vorteil."
DM
Dirk Molkentin
Prokurist / Niederlassungsleiter, ASSMANN BERATEN + PLANEN AG Frankfurt
FAQ
Häufige Fragen zur PKS-Auswahl
Brauche ich ein PKS auch bei kleineren Projekten?
Faustregel aus unserer Erfahrung: ab etwa 5 Millionen Euro Bauvolumen oder ab 10 dauerhaft beteiligten Firmen lohnt sich ein eigenständiges PKS. Darunter reichen oft DMS-Funktionen mit Plan-Workflows - solange Audit-Trail und Versionierung sauber laufen.
Was unterscheidet ein PKS von einem CDE nach BIM-Norm?
Ein Common Data Environment (CDE) ist der Begriff der ISO 19650 für eine gemeinsame Datenumgebung im BIM-Kontext. Ein PKS ist die deutschsprachige Bezeichnung, die Planmanagement und Workflows in den Vordergrund stellt. In der Praxis überlappen sich die Begriffe stark.
Wie hoch sind typische Lizenzkosten?
Modelle reichen von Pauschal-Projektlizenzen (z. B. ab 300 € / Monat) bis hin zu Pro-User-Modellen (ab 30 € / User). Bei vielen Nachunternehmern empfehlen wir Pauschal- oder Tier-Modelle - sonst eskaliert die User-Pflege. Transparente Tiers für DOC.project finden Sie unter Preise 2026.
Sollte ich On-Premise oder Cloud betreiben?
Für die meisten Bauherren ist Cloud-Hosting in einem ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentrum die richtige Wahl. On-Premise ist sinnvoll bei besonders hohen Sicherheitsanforderungen (z. B. KRITIS, Verteidigung) oder bei Konzernen mit eigenem RZ-Betrieb. DOC.project unterstützt beide Varianten.
Wie lange dauert eine PKS-Auswahl typischerweise?
Vom ersten Lastenheft bis zur Pilot-Entscheidung sollten Sie 8 bis 14 Wochen einplanen. Inklusive Workshops, Sandbox-Tests, Referenzgesprächen und TCO-Vergleich. Wir unterstützen diesen Prozess gerne neutral - sprechen Sie uns an.
PKS-Auswahlworkshop anfragen.
In einem 60-Minuten-Workshop gehen wir Ihre konkreten Anforderungen anhand der Checkliste durch und liefern eine erste Bewertungsmatrix. Kostenfrei, ohne Verkaufsdruck.
+(49) 531 288 539 40
service@docby.net
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