Unterlagen
Unterlagen bereitstellen
Neue Bekanntmachung sichten und die Vergabeunterlagen im Projektordner ablegen - so, wie Sie es heute schon tun. Der Agent findet alles selbst.
DOC.ai Solution - Vergabe-Agent
Ausschreibung verstanden
in 30 Minuten.
Der DOC.ai Vergabe-Agent ist der KI-Assistent für die Bieterseite öffentlicher Bauausschreibungen. Er sichtet die Vergabeunterlagen, hebt Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie Fristen heraus, gibt eine Eignungs-Empfehlung gegen Ihr Firmenprofil, erzeugt erste Textentwürfe für Methodik und Formblätter und prüft vor der Abgabe die Vollständigkeit. Sie gewinnen Zeit für die fachliche Entscheidung - die mechanische Vorarbeit übernimmt das Werkzeug.
Warum dieser Agent
Dokumentenintensiv, fristgetrieben, fehleranfällig.
Öffentliche Bauausschreibungen sind im Grunde gut beschrieben - aber sie sind viel: dutzende PDFs pro Verfahren, Formblatt-Pakete, Eignungs- und Zuschlagskriterien in unterschiedlichen Dokumenten, Bindefristen, Teilnahme- und Angebotsfristen. Wer parallel mehrere Verfahren bearbeitet, verbringt einen erheblichen Teil des Tages mit Sichten, Sortieren, Vergleichen, Abhaken. Die Hauptarbeit ist Strukturierung, nicht Inhalt.
Wiederkehrende Aufgaben binden Kapazität.
Dokumente sichten, Anforderungen extrahieren, Eignung prüfen, Formulare befüllen - das wiederholt sich in jedem Verfahren. Das Wissen, wie Vergabeunterlagen aufgebaut sind, ist im Bieterteam vorhanden. Das Kapazitätsproblem ist ein Strukturierungsproblem: Wer die Anforderungen schnell strukturiert vor sich hat, kann fundiert entscheiden, ob die Teilnahme sinnvoll ist - und welche Vorbereitung sie braucht. Genau hier setzt der Vergabe-Agent an.
Er übernimmt das schematische Vorab: alle Unterlagen werden gesichtet und nach Dokumenttyp eingeordnet - Leistungsbeschreibung, Formblatt, Vertrag, Honorar, Anlage. Auch reine Scan-PDFs werden zuverlässig lesbar gemacht. Auf dieser sauberen Basis hebt der Agent das Wichtige heraus: Eignungs- und Zuschlagskriterien, geforderte Nachweise, Teilnahme-, Angebots- und Bindefristen. Die Eignungsprüfung gleicht harte Kriterien (Umsatz, Zertifikate, Referenzanzahl) und weiche Kriterien (Leistungsspektrum-Passung, inhaltliche Referenznähe) gegen Ihr Firmenprofil ab. Ergebnis: eine klare Empfehlung samt Ampel - Sie wissen früh, ob sich der Aufwand lohnt.
Effizienz-Effekt
Erste Praxiserfahrung im Bieterteam: Die Vorbereitungsphase pro Verfahren verkürzt sich deutlich - aus mehreren Stunden klassischer Sichtung wird ein strukturierter Bericht in unter 30 Minuten. Die fachliche Entscheidung „bewerben - ja oder nein?" trifft die Bieterleitung danach mit deutlich besserer Datenlage.
Funktionen im Überblick
Fünf Aufgaben - der ganze Vergabe-Prozess.
Der Vergabe-Agent deckt den Bieter-Prozess von der ersten Sichtung bis zur Vollständigkeits-Prüfung vor Abgabe ab. Jede Funktion liefert ein konkretes, weiterverwendbares Ergebnis - als lesbarer Bericht oder direkt in Ihrem Excel-Tracker.
Unterlagen sichten
Alle Dokumente eines Verfahrens werden inventarisiert und nach Typ eingeordnet - Leistungsbeschreibung, Formblatt, Vertrag, Honorar, Anlage. Revisionen und Vergabephasen werden erkannt, gescannte PDFs zuverlässig lesbar gemacht.
Eignung bewerten
Eignungs- und Zuschlagskriterien, geforderte Nachweise und alle Fristen werden aus den Unterlagen herausgehoben und mit Ihrem Firmenprofil abgeglichen. Ergebnis: eine Eignungs-Empfehlung mit Ampel - „bewerben", „mit Einschränkungen" oder „nicht empfohlen".
Texte vorbereiten
Erzeugt Entwürfe für Methodik, Formblatt-Vorbefüllung und Honorar-Hinweise - mit Ihrem Firmenprofil als Kontext. Die Ergebnisse sind Rohfassungen: prüfen, anpassen, übertragen. Die fachliche Verantwortung bleibt im Bieterteam.
Vollständigkeit prüfen
Gleicht alle geforderten Unterlagen gegen die im Projekt vorhandenen Dateien ab und prüft formale Mängel. Vor der Abgabe steht eine klare Bereitschafts-Quote zwischen 0 und 100 % - mit Checkliste, was noch fehlt.
Status im Blick
Eine Übersicht aller laufenden Vergaben mit Phase, Fristen, Eignung und Bereitschaft. Warnt bei überfälligen oder bald fälligen Fristen und schreibt das Ergebnis in Ihre bestehende Excel-Nachverfolgung zurück.
Selbsttest und Lizenz
Ein Klick zeigt Lizenznehmer, Gültigkeit und freigeschaltete Funktionen. Ein eingebauter Selbsttest prüft Konfiguration, KI-Anbindung und Schreibrechte - hilfreich bei der Erstinstallation und im Support-Fall.
Typischer Ablauf
In sechs Schritten von der Bekanntmachung zur Abgabe.
Der Vergabe-Agent ersetzt keinen Fachverstand - er strukturiert den Weg dorthin. Die fachliche Entscheidung, das finale Schreiben der Methodik und die Honorarkalkulation bleiben beim Bieterteam. Dazwischen liegt jede Menge mechanische Arbeit, und genau die übernimmt das Tool.
Sichtung
Sichtung anstoßen
Per Knopfdruck inventarisiert der Agent alle Dokumente und ordnet sie nach Typ. Auch gescannte PDFs werden lesbar gemacht. Sie bekommen einen sauberen Dokument-Index.
Eignung
Eignung und Entscheidung
Kriterien, Fristen und Eignungs-Empfehlung liegen vor. Die Bieterleitung entscheidet auf dieser Basis - „bewerben", „mit Einschränkungen" oder „nicht empfohlen" - mit deutlich besserer Datenlage als bisher.
Texte
Texte vorbereiten
Methodik-Entwurf, Formblatt-Vorbefüllung und Honorar-Hinweise werden auf Basis Ihres Firmenprofils erzeugt. Sie haben eine Rohfassung statt eines leeren Blattes.
Angebot
Angebot fertigstellen
Methodik finalisieren, Formblätter ausfüllen, Honorar kalkulieren. Der Agent hat die Vorarbeit geleistet - die fachliche Verantwortung bleibt im Bieterteam.
Abgabe
Vollständigkeit vor Abgabe
Letzte Prüfung vor dem Hochladen: Bereitschafts-Quote und Checkliste zeigen verbliebene Lücken auf, bevor die Frist tickt.
Firmenprofil als Grundlage
Je vollständiger das Profil, desto besser die Empfehlung.
Das Firmenprofil ist die Grundlage aller KI-Bewertungen: Eignungs-Empfehlung, Methodik-Entwurf, Referenzauswahl. Es bündelt alles, was Ihr Büro auszeichnet - von Stammdaten und Wirtschaftskennzahlen über Zertifikate, Referenzen und Personal bis zu Leistungsspektrum, Methodik und Alleinstellungsmerkmalen.
Pflege ist Wertschöpfung.
Wer das Firmenprofil pflegt, investiert nicht in den Vergabe-Agent - sondern in jede künftige Bewerbung. Mit jeder hinterlegten Referenz, jedem aktualisierten Umsatzjahr, jeder erneuerten Zertifizierung steigt die Qualität der Eignungs-Empfehlung und der generierten Texte. Tipp aus der Praxis: Referenzen immer mit Baukosten, Leistungsart und Ansprechpartner führen - genau diese Angaben fließen in Eignungsnachweise und in den Methodik-Entwurf.
Das Profil bleibt vollständig in Ihrer Hand: lokal abgelegt, versionierbar, von mehreren Personen im Bieterteam parallel pflegbar. Jede Änderung ist nachvollziehbar, jede frühere Fassung bleibt erhalten. Und: Je sauberer das Profil heute, desto präziser auch die kommenden DOC.ai-Bausteine - etwa der geplante Referenz-Matcher.
Einsatz im Bieterteam
Lokal, sicher, im gewohnten Arbeitsfluss.
Der Vergabe-Agent läuft auf jedem aktuellen Windows-Arbeitsplatz im Bieterteam. Ihre Vergabeunterlagen und Ihr Firmenprofil bleiben in Ihrer eigenen Umgebung. Die KI-Verarbeitung erfolgt über eine etablierte Anbindung, die wir mit Ihnen einrichten - keine zusätzlichen Hürden für Datenschutz und Compliance.
Lokaler Betrieb
Unterlagen und Firmenprofil liegen auf Ihren Rechnern - in der Hand des Bieterteams. Keine Cloud-Pflicht, keine Datenmigration.
Firmenlizenz
Eine Lizenz pro Nutzer, firmengebunden, mit klarem Gültigkeitszeitraum. Die Prüfung läuft offline - Sie sind nicht von einem Online-Server abhängig.
Schnelle Einführung
Setup und erstes Verfahren in einem halben Tag. Wir kommen mit einer Ihrer aktuellen Ausschreibungen ins Haus oder begleiten remote.
Teamfähig
Workspace und Firmenprofil können auf einer Team-Freigabe liegen. Mehrere Personen arbeiten parallel an unterschiedlichen Verfahren.
Excel-Anbindung
Ihre bestehende Nachverfolgung in Excel wird sauber bedient - bidirektional. Sie behalten Ihr gewohntes Werkzeug und gewinnen die Vorarbeit dazu.
Wartung & Support
Updates, Modell-Tuning und Anpassungen an neue Vergabe-Anforderungen kommen von uns - inklusive Hotline aus Braunschweig. Mehr unter IT & Digitalisierung.
FAQ
Häufige Fragen zum Vergabe-Agent
Die wichtigsten Fragen aus Erstgesprächen und der Fehlerbehebung. Wenn Ihre Frage nicht dabei ist, kommen Sie auf uns zu - Kontakt.
Ersetzt der Vergabe-Agent unser Bieterteam?
Nein. Der Agent übernimmt die mechanische Vorarbeit - Sichtung, Strukturierung, Eignungs-Empfehlung, Textentwürfe, Vollständigkeits-Prüfung. Die fachliche Entscheidung, die finale Methodik und die Honorarkalkulation bleiben im Bieterteam. Sie bekommen Zeit für die Arbeit, die wirklich Ihren Fachverstand braucht.
Wie gut ist die Eignungs-Empfehlung wirklich?
Sie ist so gut wie Ihr Firmenprofil. Harte Kriterien (Umsatz, Zertifikate, Referenzanzahl) werden präzise abgeglichen. Weiche Kriterien (Leistungsspektrum-Passung, inhaltliche Referenznähe) werden KI-gestützt bewertet. Die Ampel ist eine Empfehlung, kein Urteil - sie liefert die Entscheidungsgrundlage, nicht die Entscheidung selbst.
Was passiert mit unseren Vergabeunterlagen?
Die Unterlagen bleiben auf Ihren Rechnern. Der Agent verarbeitet sie lokal und übergibt nur die textuellen Auszüge an die KI, die für die jeweilige Analyse nötig sind. Wir liefern eine DSGVO-Einordnung mit und unterstützen Ihre IT bei der Einbindung in die bestehenden Compliance-Vorgaben.
Wie ist das Lizenzmodell?
Eine Lizenz pro Nutzer, firmengebunden, mit klarem Gültigkeitszeitraum und freigeschalteten Funktionen. Die Lizenzprüfung läuft offline - Sie sind nicht von einem Online-Server abhängig. Lizenznehmer, Gültigkeit und Funktionen lassen sich jederzeit auf dem eigenen Rechner einsehen.
Bekommen wir die Reports im gewohnten Format?
Die Berichte sind so aufgebaut, dass sie sich gut in Ihre Hausvorlagen und Word-Dokumente übernehmen lassen. Excel-Tracker werden direkt bedient. PDF-Export liegt auf der Roadmap - bis dahin lassen sich die Berichte über Ihre vorhandenen Reporting-Werkzeuge konvertieren.
Kann mehrere Personen im Team gleichzeitig arbeiten?
Ja. Workspace und Firmenprofil können auf einer Team-Freigabe liegen. Jedes Teammitglied arbeitet gegen denselben Datenbestand, parallele Bearbeitung unterschiedlicher Verfahren ist problemlos möglich. Lizenzen werden pro Nutzer vergeben.
Gibt es eine Web-Oberfläche?
Aktuell läuft der Vergabe-Agent als Desktop-Werkzeug am Arbeitsplatz - bewusst, weil das sofort einsatzbereit ist und ohne zusätzliche Server-Infrastruktur auskommt. Eine Web-Oberfläche mit Dashboard, Frist-Kalender und visueller Ampel steht auf der Roadmap.
Welche Erweiterungen sind geplant?
Auf der Roadmap stehen ein automatischer Referenz-Matcher (passgenaue Referenzen für jede Ausschreibung), ein Frist-Kalender mit Erinnerungen und eine Web-Oberfläche fürs gemeinsame Bieter-Cockpit. Wir entwickeln eng mit unseren Anwendern - wenn Sie ein Feature vermissen, hören wir gerne zu.
Vergabe-Agent unverbindlich ausprobieren.
Wir zeigen Ihnen den Vergabe-Agent an einer Ihrer aktuellen Ausschreibungen - Sichtung, Eignungs-Empfehlung und Vollständigkeits-Check in 30 Minuten live. Ohne Verkaufsdruck, mit allen Fragen zu DSGVO, Lizenz und Integration. Antwort binnen 1 Werktag.
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