Werden Daten per E-Mail versendet, dann erfolgt eine Vervielfältigung des Datenbestandes in Höhe der Anzahl der ausgewählten Empfänger. Somit liegen diverse Kopien des Ursprungsdokumentes bei den Empfängern mit dann im späteren Verlauf unterschiedlichen Bearbeitungsständen vor. Die bearbeiteten Daten/Dokumente werden mit Kommentaren/Korrekturen etc. zurückgesendet oder gar untereinander ausgetauscht. Hier den Überblick über die Aktualität der Daten und aller Kommunikationsaktivitäten zu wahren ist sicherlich ein Kunststück. Die Vorteile der gemeinsamen zentralen Ablage der Daten und Bearbeitung auf einem immer aktuellen Datenbestand liegen klar auf der Hand. Hinzu kommt, dass E-Mails eventuell die Empfänger nicht erreichen, sie nicht rechtssicher sind (löschbar) und oft im Volumen beschränkt sind.

Sicherlich ist der Projektumfang eine Kenngröße für die Effizienz eines PKS, je größer das Projekt, desto umfangreicher auch der Datenverkehr. Eine feste Untergrenze ist jedoch schwer zu definieren.  Es sind  weitere Kriterien heranzuziehen, die für den Einsatz einer Plattform sprechen. Liegt z.B. eine erhöhte Anzahl der Projektpartner mit starker räumlicher Trennung vor oder wünscht der Bauherr/Investor im Anschluss an die Fertigstellung seines Projektes eine Weiternutzung der Daten im Facility Management. Dann ist eine vollständige, aktuelle und digitale Baudokumentation unabdingbar.

Das Nutzen der Projektplattform ist nicht mit dem normalen Surfen im Internet vergleichbar! Sie befinden sich in einer in sich abgeschlossenen Zone, die nur über das Internet als Trägermedium erreicht wird. Der Bereich ist geschützt durch mehrfach gestaffelte Firewalls. Zusätzlich sorgen nachfolgend kurz gelistete Features für einen sehr hohen Sicherheitsstandard:
Jeder Projektteilnehmer erhält individuelle Schreib- und Leserechte.
Das persönliche Login mit Passwort verhindert Fremdzugriff und Datenmissbrauch.
Jeder Datenzugriff wird automatisch dokumentiert. Die Protokolle können jederzeit abgerufen werden.
Sämtliche Projektdaten werden redundant und ausfallsicher vom zentralen Daten-Server gespeichert.
Der Datentransfer erfolgt grundsätzlich über eine gesicherte Verbindung (https), bei der alle Daten mit einer Tiefe von 128 Bit verschlüsselt werden.

Um an der Kommunikation über unsere internetbasierten Plattformen teilzunehmen, ist keine Softwareinstallation auf Anwenderseite erforderlich! Eine Internetverbindung und ein Standard-Internet-Browser sind minimale Vorraussetzungen und stellen damit keine nennenswerte Hürde auf Seiten des Anwenders dar.

Je nach Vorwissen des Anwenders ist die Zeit natürlich unterschiedlich, aber auch der Ungeübteste wird mit einem maximalen Schulungsaufwand von 4 h das System beherrschen können. Nutzer, bei denen der Umgang mit PC und Internet zur täglichen Geschäftspraxis gehört, benötigen meist keine Schulung. Dies erreichen wir durch nachfolgend aufgeführte Systemhilfen:
Intuitive Bedienung und Systemnavigation durch die Anlehnung an verbreitete Software-Umgebungen
Übersichtlicher und klar geliederter Projektbaum sowie freie Attributierung der Dokumente
Einfache und übersichtliche Präsentation der Daten im sogenannten Sichten-System
Klartext-beschriftete Bedienelemente für eine schnelle Orientierung im System
Leistungsfähiger Dokumenten-Viewer mit enger Integration z.B. in die Anhangsverwaltung des Systems
Kontextsensitive Online-Hilfefunktion